Entretien préalable à une sanction disciplinaire : déroulé et compte rendu
L'entretien préalable permet au salarié de s'expliquer avant toute sanction importante. Bien conduit et bien tracé, il sécurise la procédure ; bâclé, il peut la faire tomber. Voici le déroulé et ce qu'il faut consigner.
Quand est-il obligatoire ?
Pour toute sanction autre qu'un avertissement simple : mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation, licenciement (article L1332-2 du Code du travail). Vérifiez aussi votre convention collective, qui peut prévoir des règles plus protectrices.
La convocation
- Écrite, remise en main propre contre décharge ou envoyée en recommandé avec accusé de réception.
- Elle indique l'objet (une sanction est envisagée), la date, l'heure et le lieu, et la possibilité de se faire assister.
- Elle doit être envoyée dans les deux mois suivant la connaissance des faits par l'employeur.
- Pour un licenciement : au moins 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre et l'entretien.
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Le déroulé
- Ouverture : rappeler l'objet, vérifier la présence éventuelle d'un assistant et la noter.
- Exposé des faits reprochés : chaque fait, avec date, lieu et éléments recueillis. Rester factuel.
- Explications du salarié : le laisser s'exprimer sur chaque fait, relancer pour obtenir des précisions, noter ce qu'il reconnaît ou conteste.
- Observations de l'assistant.
- Clôture : indiquer qu'aucune décision n'est prise ce jour et qu'elle sera notifiée par écrit.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Annoncer ou laisser entendre la sanction.
- Reprocher des faits non évoqués lors de l'entretien.
- Empêcher la présence de l'assistant ou limiter son intervention.
- Enregistrer sans l'accord du salarié et de son assistant.
Garder une trace écrite
Un compte rendu précis de l'entretien vous servira à motiver la lettre de sanction et, en cas de contestation, à montrer que le salarié a pu s'expliquer. Il consigne les faits exposés et les explications données, jamais la décision. Voir comment rédiger le compte rendu.
Après l'entretien
- La sanction est notifiée par écrit, motivée, au plus tôt 2 jours ouvrables et au plus tard 1 mois après l'entretien.
- En cas de faits graves, une mise à pied conservatoire peut être notifiée dès le départ, en attendant la décision.
- Si la sanction envisagée est un licenciement, faites valider la procédure par un avocat ou un juriste en droit social.
Questions fréquentes
Faut-il un entretien préalable pour un avertissement ?
Non, en principe. L'entretien préalable est obligatoire pour toute sanction ayant une incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (article L1332-2 du Code du travail). Un simple avertissement n'en nécessite pas, sauf si votre convention collective ou votre règlement intérieur le prévoit.
Le salarié peut-il être assisté ?
Oui. Il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. En cas de licenciement envisagé et en l'absence de représentant du personnel, il peut aussi choisir un conseiller du salarié inscrit sur la liste départementale. La convocation doit le mentionner.
Que se passe-t-il si le salarié ne vient pas ?
L'entretien est une garantie offerte au salarié : s'il ne s'y présente pas, la procédure peut se poursuivre. Notez son absence dans le dossier.
Peut-on annoncer la sanction pendant l'entretien ?
Non. La sanction ne peut être notifiée qu'après l'entretien, par écrit, au plus tôt deux jours ouvrables après et au plus tard un mois après. L'annoncer pendant l'entretien laisse penser que la décision était prise d'avance.
Sources
Information générale à jour à la date indiquée, qui ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Vérifiez votre convention collective et votre règlement intérieur.