Compte rendu d'entretien : comment le rédiger et le faire signer
Un compte rendu d'entretien sert à une chose : pouvoir prouver, des semaines ou des mois plus tard, ce qui a été dit. Pour cela, il doit être fidèle, neutre et relu par la personne entendue. Voici la méthode, une structure type et les formulations qui tiennent.
Les trois qualités d'un bon compte rendu
- Fidèle : il rapporte ce qui a été dit, pas ce que l'on en a compris. Les mots exacts importants sont cités entre guillemets.
- Neutre : pas de qualification juridique (« harcèlement », « faute grave »), pas d'appréciation sur la sincérité de la personne, pas de conclusion. Ces éléments viennent plus tard, dans un autre document.
- Contradictoire : la personne entendue le relit, peut ajouter ses observations et le signe. C'est ce qui lui donne sa force.
Structure type
- Cadre : date, heures de début et de fin, lieu, personnes présentes et leur qualité, objet de l'entretien, information sur l'enregistrement le cas échéant.
- Déclarations : une partie par fait ou par thème, dans l'ordre chronologique des faits. Les questions de l'interlocuteur sont reformulées brièvement (« Interrogé sur… »).
- Éléments complémentaires : témoins cités, documents évoqués, autres faits mentionnés, attentes exprimées.
- Points à vérifier : passages imprécis ou contradictoires, à confirmer auprès d'autres personnes.
- Clôture : suites annoncées, heure de fin.
- Observations et signatures : zone d'observations de la personne entendue, « lu et approuvé », date et signatures.
Formulations qui tiennent
| À éviter | À préférer |
|---|---|
| « M. X a harcelé sa collègue. » | « Mme Y indique que M. X lui a dit, le 14 mars, « … ». » |
| « Il ment visiblement. » | « M. X conteste avoir tenu ces propos. » |
| « Il s'est énervé. » | « M. X a haussé le ton et a quitté la pièce à 15 h 20. » |
| « Les faits sont établis. » | (rien : la conclusion relève d'un document séparé) |
Relecture et signature
Remettez le compte rendu à la personne entendue dans les jours qui suivent, sur papier ou par voie électronique. Elle peut signer avec la mention « lu et approuvé », ajouter des observations, ou demander une correction si un passage ne correspond pas à ce qu'elle a dit. Gardez la trace de chaque version : un compte rendu corrigé et signé vaut mieux qu'un compte rendu parfait mais contesté.
Une signature électronique simple est admise en droit français (articles 1366 et 1367 du Code civil) dès lors que l'on peut identifier le signataire et garantir l'intégrité du texte : horodatage, mode de signature et empreinte du document signé.
Enregistrer pour ne rien oublier
Prendre des notes tout en menant un entretien difficile est compliqué. Enregistrer l'entretien, avec l'accord de la personne, permet de se concentrer sur l'échange et de retrouver les mots exacts. Voir notre guide sur l'enregistrement d'un entretien, puis celui sur la transcription automatique.
Cas particuliers
- Enquête interne : un compte rendu par personne entendue, sans divulguer aux uns ce que les autres ont dit. Voir la méthode d'enquête interne.
- Entretien préalable à sanction : le compte rendu consigne les faits reprochés et les explications du salarié, jamais la décision. Voir notre guide.
- Entretien annuel : le compte rendu fixe aussi les objectifs et engagements. Voir la trame.
Questions fréquentes
Le compte rendu d'entretien est-il obligatoire ?
Aucun texte général n'impose un compte rendu écrit pour tous les entretiens. Il est en revanche vivement recommandé dès qu'un entretien peut avoir des suites (enquête interne, procédure disciplinaire, désaccord) : c'est la trace qui permettra de prouver ce qui a été dit.
Le salarié doit-il signer le compte rendu ?
Il n'est pas obligé de signer. S'il refuse, notez la date de remise et son refus. Proposez-lui toujours d'ajouter ses observations : un compte rendu qu'il a pu relire et commenter a beaucoup plus de poids.
Faut-il écrire le compte rendu au style direct ?
Non. Le style indirect, à la troisième personne (« M. X indique que… »), est plus neutre. Seuls les propos importants, notamment les mots exacts rapportés, sont cités entre guillemets.
Combien de temps conserver un compte rendu d'entretien ?
Le temps nécessaire à la finalité : en pratique, pendant la durée de la procédure ou de l'enquête et des délais de recours éventuels. Fixez une durée dans votre politique de conservation et supprimez ensuite.
Sources
- Code civil, articles 1366 et 1367 (écrit et signature électroniques)
- Règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014, dit « eIDAS »
Information générale à jour à la date indiquée, qui ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Vérifiez votre convention collective et votre règlement intérieur.