Enregistrer un entretien avec un salarié : ce que dit le droit
Enregistrer un entretien permet de retrouver les mots exacts et de rédiger un compte rendu fidèle. C'est possible, à une condition simple : informer la personne et obtenir son accord avant d'appuyer sur le bouton.
La règle : informer et obtenir l'accord
Enregistrer les paroles d'une personne sans son consentement peut constituer une atteinte à la vie privée, pénalement sanctionnée (article 226-1 du Code pénal), et un enregistrement clandestin expose l'employeur à voir sa preuve contestée. À l'inverse, un enregistrement annoncé et accepté ne pose pas de difficulté : la personne sait qu'elle est enregistrée et pourquoi.
En pratique, au début de l'entretien :
- annoncez l'enregistrement et son but (rédiger un compte rendu fidèle) ;
- précisez qui y aura accès et combien de temps il sera conservé ;
- demandez l'accord, et notez-le avec l'heure ;
- si la personne est assistée, demandez aussi l'accord de l'assistant.
Un texte de consentement simple
« Je vous informe que je souhaite enregistrer notre entretien, uniquement pour rédiger un compte rendu fidèle. L'enregistrement restera confidentiel et ne sera conservé que le temps de ce dossier. Êtes-vous d'accord ? »
Les obligations RGPD
- Finalité : l'enregistrement sert à rédiger le compte rendu, pas à autre chose.
- Accès limité : seules les personnes chargées du dossier y accèdent.
- Durée de conservation définie, puis suppression.
- Sous-traitants : si l'audio est transcrit par un service externe, un accord de traitement des données doit être signé avec lui.
- Information des salariés : mentionnez cette pratique dans votre information RGPD interne.
Sans accord : des notes à deux
Si la personne refuse, l'entretien a lieu quand même. Prenez des notes détaillées, si possible à deux (un qui mène, un qui note), et rédigez le compte rendu dans la journée. Voir comment le rédiger.
Conseils pratiques
- Posez le téléphone ou l'enregistreur entre les participants, sur une surface qui ne résonne pas.
- Sur téléphone, gardez l'écran allumé et l'application au premier plan : un écran verrouillé peut couper le micro.
- Une salle calme améliore nettement la transcription automatique.
Questions fréquentes
Un salarié peut-il refuser l'enregistrement ?
Oui. Dans ce cas, n'enregistrez pas : menez l'entretien en prenant des notes, idéalement à deux, et rédigez le compte rendu à partir de ces notes.
L'enregistrement doit-il être remis au salarié ?
Le salarié dispose d'un droit d'accès à ses données personnelles au titre du RGPD, qui peut porter sur l'enregistrement. Dans les faits, c'est le compte rendu écrit, relu et signé, qui sert de document de référence.
Combien de temps garder l'enregistrement ?
Pas plus que nécessaire. Une pratique prudente consiste à le supprimer une fois le compte rendu signé et la procédure terminée, sauf contentieux en cours.
Un enregistrement fait à l'insu du salarié peut-il servir de preuve ?
Depuis un arrêt de l'assemblée plénière de la Cour de cassation du 22 décembre 2023, une preuve obtenue de manière déloyale n'est plus automatiquement écartée : le juge vérifie si elle est indispensable et si l'atteinte aux droits de l'autre partie est proportionnée. C'est une exception appréciée au cas par cas, pas une méthode de travail.
Sources
- Code pénal, article 226-1
- Cass. ass. plén., 22 décembre 2023, n° 20-20.648 (preuve déloyale)
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
- CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés)
Information générale à jour à la date indiquée, qui ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Vérifiez votre convention collective et votre règlement intérieur.